Van onze economie een erg concurrerende en sociale markteconomie maken, dat is in een notendop de doelstelling van de Europa 2020-strategie. In het licht van deze strategie wil de Europese Commissie dat elektronische facturatie tegen 2020 de meest gangbare factureringsmethode wordt. De helft van alle facturatie zou tegen dan elektronisch moeten gebeuren. De Belgische regering heeft dit goed begrepen en stelde de elektronische factuur gelijk met haar papieren tegenhanger.

Om deze nieuwe wet een duwtje in de rug te geven werd door het Belgisch forum e-invoicing een gedragscode opgesteld die de ondertekenende organisaties in acht zullen nemen bij het elektronisch factureren. Samen met de overheid slaan zij ook de handen in elkaar om de consumenten zo goed als mogelijk te informeren via een speciaal daartoe opgerichte website.

Dat de elektronische factuur haar steentje zal bijdragen aan een beter milieu is wiedes. Jaarlijks worden er in België zo'n 400 miljoen facturen verstuurd, ofte 48.000 bomen, die haast allemaal vergezeld gaan van een enveloppe. Vier op de vijf Belgen echter betaalt zijn rekeningen via PC Banking. Een scheefgegroeide verhouding die de elektronische factuur mee moet helpen rechttrekken.

Daarenboven moet de gedragscode ervoor zorgen dat de consument beschermd is tegen eventueel wangedrag van de schuldeiser. De elektronische factuur zal geheel kosteloos zijn en te allen tijde zal de keuze van de consument gerespecteerd worden. Alle wettelijke en nodige informatie zal steeds terug te vinden zijn op de elektronische factuur en mocht er alsnog iets verkeerd lopen dan wordt een papieren herinneringsfactuur opgestuurd. Uiteraard zullen alleen consumenten die toegang hebben tot internet kunnen gevraagd worden om over te stappen naar de elektronische factuur.

Uiteraard ligt hier ook een grote verantwoordelijkheid voor de consument in besloten. Het door hem opgegeven e-mailadres moet een correct en courant gebruikt adres zijn. Hij mag niet nalaten af en toe een kijkje te gaan nemen op het adres en moet ontvangen facturen daadwerkelijk betalen. Geen erg groot verschil met je echte brievenbus, doch niet te verwaarlozen. Van e-mailadres wisselt men nu eenmaal sneller dan van domicilie. Telkens men van e-mailadres wijzigt zal het zaak zijn dit zo snel mogelijk te melden aan de administratieve diensten van zijn verschillende leveranciers.

De elektronische factuur zou enige argwaan kunnen wekken. Elektronische bestanden, of het nu om Word of –pdfbestanden gaat, zijn nu eenmaal eenvoudig te vervalsen. De gedragscode verplicht de leverancier echter de authenticiteit te verzekeren. Zo moeten de authenticiteit van de herkomst, van de inhoud en van de leesbaarheid worden verzekerd door de uitgever van de factuur.

Verder raden wij aan de elektronische facturen veilig op te slaan in een aparte map op uw computer. Hoewel de gedragscode erin voorziet dat de leverancier de elektronische facturen zelf twee jaren dient te bewaren en ter beschikking dient te stellen van de consument, kan men niet zeker genoeg zijn.

De elektronische factuur heeft volgens ons dus meer voordelen dan nadelen. De impact op het milieu zal hopelijk groot zijn. Ook de verantwoordelijkheid die gelegd wordt bij de consument is in se geen slechte zaak. Het is goed dat men bewust bezig is met factureren en betalen. Dit moet steeds tijdig en correct gebeuren om eventuele problemen te voorkomen, maar moet mensen vooral verantwoord met geld leren omgaan. Betaal dus tijdig, hou alles goed bij en geef adreswijzigingen tijdig door. En spaar de bomen!

Website: www.efactuur.belgium.be.

Auteur: Pieter-Jan De Koning